Potřebujete vědět, jak zaheslovat soubor v emailu, resp. do emailu? Chcete si ochránit PDF proti kopírování nebo zásahu do jeho obsahu? Máme pro vás dobrou zprávu: je to jednoduché. Projděte si náš návod, jak zamknout PDF, a to hned třemi způsoby. Také vám ukážeme, jak z PDF heslo zase odstranit.
Proč a kdy použít heslo v PDF?
Heslování dokumentů patří k základům jakékoliv strategie ochrany dat. A to jak ve firmách, na úřadech, ale i v osobním životě. Pomocí hesla zabezpečíte PDF soubory proti tisku, kopírování i proti otevření. Nejčastěji se zaheslování PDF využívá k těmto účelům:
Ochrana soukromí a plnění zákonných povinností
Osobní údaje, finanční záznamy, smlouvy nebo obchodní tajemství vyžadují spolehlivou ochranu. Často je zabezpečení dokonce vyžadováno zákonem, především podle pravidel k archivaci dokumentů.
Řízení přístupu k dokumentům
Díky zabezpečení heslem můžete snadno kontrolovat, kdo má k vašim dokumentům přístup, a na jaké úrovni. Jedině tak zajistíte, aby se k citlivým informacím dostaly jen oprávněné osoby.
Bezpečné ukládání a přenos souborů
Zaheslované soubory můžete bez obav ukládat na cloudová úložiště nebo i do různých zařízení. I kdybyste o zařízení přišli, zůstanou vaše citlivé informace chráněné.
Další bezpečnostní vrstva
Zaheslování dokumentů vytváří další úroveň ochrany. Připomeňme, že tou základní úrovní je antivirový program, zabezpečená síť a pravidelná záloha dat. Kdyby se útočníkovi podařilo proniknout do vašeho systému, stále by musel překonat heslo k zabezpečeným souborům.
Jak zabezpečit PDF?
Máte hned několik možností, jak zamknout PDF proti úpravám:
- zakoupený nízkonákladový software PDF-XChange Editor (Windows)
- bezplatné zamknutí online (jen pozor: provozovateli online služby posíláte soubor bez hesla a zcela nad ním ztrácíte kontrolu)
- bezplatné zaheslování v Macu (vestavěný nástroj v Apple)
- zakoupený software Adobe Acrobat, s vysokým měsíčním předplatným (tento návod si najdete na stránkách podpory Adobe).
1. Jak zaheslovat soubor v PDF-XChange Editoru
Začněme postupem k zaheslování PDF v nízkonákladovém programu pro pokročilou práci s PDF. Nastavení hesla je tu snadné, jak vidíte níže v návodu krok za krokem:
1. Otevřete PDF soubor v aplikaci. Na horní liště najděte „Ochrana“ a klikněte na „Vlastnosti zabezpečení“.
2. V dialogovém okně vyberte sekci „Metoda zabezpečení“ a zvolte možnost „Zabezpečení heslem“.
3. Zaškrtněte políčko „Vyžadovat heslo pro otevření dokumentu“ a zadejte své heslo. Doporučujeme silné heslo s kombinací velkých a malých písmen, číslic a speciálních znaků. Poté klikněte na „OK“.
4. Potvrďte změny dalším kliknutím na „OK“ v dialogovém okně.
5. V posledním dialogovém okně klikněte ještě jednou na „OK“, aby se nastavení dokončilo.
Poznámka na závěr postupu: K aktivaci zabezpečení nezapomeňte dokument uložit pomocí funkce „Uložit“ nebo „Uložit jako“.
Celý postup jsme také natočili jako jednoduché návodové video.
2. Jak zaheslovat PDF online
Často se lidé ptají, jak zaheslovat PDF zdarma. Jedinou možností je online služba, která vám do dokumentu heslo přidá.
Avšak, jak už jsme upozorňovali v úvodu, nejde o bezvýhradně bezpečný postup. Uvědomte si, že nejprve musíte odeslat nezaheslovaný (nezabezpečený) soubor, neznámo kam. Pak teprve se vám soubor vrátí s přidaným heslem.
K ukázce postupu jsme zvolili službu PDFCreator Online. Obrátit se ale můžete i na další servery, například PDF24 Tools, PDFZorro, či Adobe Online – ovšem zde jen jeden zdarma převod. Postup v PDFCreator Online je následující:
1. Klikněte na tlačítko „Vybrat soubor“ umístěné v příslušné části aplikace, které vám umožní procházet soubory ve vašem zařízení.
2. V průzkumníku souborů vyhledejte požadovaný dokument, označte jej a potvrďte výběr kliknutím na tlačítko „Otevřít“. Tím se vybraný soubor načte do aplikace.
3. Nyní zadejte heslo do zobrazeného pole. Nastavit heslo si můžete samozřejmě vy sami, podle svých požadavků. Pak klikněte na tlačítko „Použít“.
4. Po úspěšném zabezpečení si stáhněte upravený soubor do vašeho zařízení kliknutím na tlačítko „Stáhnout“. Vyberte umístění, kam chcete zabezpečený soubor uložit.
Celý postup jsme také natočili jako jednoduché návodové video.
3. Jak zaheslovat PDF v Macu
Aplikace Náhled na Macu nabízí jednoduchou vestavěnou možnost, jak zabezpečit PDF soubory proti nežádoucím změnám. Pokud máte Mac, postup uzamčení je ve vašem případě následující:
- Spusťte aplikaci Náhled na vašem Macu.
- Otevřete PDF dokument, který chcete zabezpečit.
- Najeďte myší k názvu dokumentu v horní liště okna.
- Klikněte na malou šipku (trojúhelníček) směřující dolů.
- V rozbalovací nabídce zaškrtněte políčko „Uzamčeno“.
Tip pro vás: Pro odemčení postupujte stejně, jen zrušte zaškrtnutí políčka „Uzamčeno“.
Jak na odemknutí PDF
Ukažme si i opačný směr, tedy odstranění hesla z PDF (samozřejmě toho hesla, které znáte: do PDF se totiž nejprve musíte dostat). Postup platí pro PDF-XChange Editor:
1. Otevřete zaheslovaný soubor.
2. V nabídce klikněte na „Ochrana“ a poté na „Vlastnosti zabezpečení“. Tím se dostanete k nastavení zabezpečení dokumentu.
3. V zobrazeném dialogu najděte část „Metoda zabezpečení“ a změňte nastavení na „Nezabezpečený“.
4. Potvrďte svou volbu kliknutím na tlačítko „OK“.
Dokument s odstraněným heslem ještě musíte uložit, aby odheslování bylo platné. Využijte možnost „Uložit“ v nabídce „Soubor“ (či pomocí ikony v podobě diskety), případně jen stiskněte Ctrl+S.