Pokud pracujete s digitálními dokumenty, pravděpodobně jste už slyšeli o formátu PDF. Málokdo však zná jeho speciální variantu – PDF/A. Tento formát je určený pro dlouhodobou archivaci a splňuje přísné standardy, které zajišťují čitelnost dokumentu i po desítkách let. Co přesně PDF/A znamená a proč je výhodné jej používat?
Co je PDF/A?
PDF/A je standardizovaná verze běžného formátu PDF, která je optimalizovaná pro archivaci a dlouhodobé uchování dokumentů. Byl vytvořen mezinárodní organizací ISO (International Organization for Standardization) – ISO 19005-1:2005 a ISO 19005-2:2011 a zajišťuje, že dokumenty zůstanou čitelné i po mnoha letech bez ohledu na technologické změny. Jednoduše řečeno jde o formát souboru s koncovkou .PDF, ale se specifikovanými vlastnostmi.
Hlavní výhody PDF/A
- Dlouhodobá čitelnost – Dokumenty ve formátu PDF/A jsou navrženy tak, aby byly přístupné i v budoucnosti. Všechny nezbytné informace (fonty, barvy, metadata) jsou uloženy přímo v souboru, což eliminuje riziko nekompatibility.
- Nezávislost na softwaru a hardwaru – PDF/A nevyžaduje žádné specifické aplikace ani platformy pro otevření souboru. To znamená, že jej lze zobrazit na jakémkoli zařízení podporujícím standard PDF.
- Zabezpečení dat – Formát neumožňuje dynamické prvky, jako jsou odkazy na externí zdroje nebo skripty, což eliminuje bezpečnostní rizika spojená s běžnými PDF soubory.
- Právní uznání – PDF/A je často vyžadován právními a vládními institucemi pro uchovávání důležitých dokumentů, jako jsou smlouvy, faktury nebo oficiální zprávy.
Jak vytvořit dokument ve formátu PDF/A?
Většina moderních programů pro práci s PDF, jako je Adobe Acrobat (placená verze), Microsoft Word nebo LibreOffice, nabízí možnost exportu do PDF/A (ovšem do určité verze). Při ukládání souboru stačí vybrat příslušnou možnost a dokument se automaticky přizpůsobí požadovaným standardům. Pokud potřebujete převést do formátu PDF/A-3, pak je optimální zvolit PDF-XChange ve verzi zdarma.
Návod k vytvoření souboru ve formátu PDF/A v operačním systému Windows prostřednictvím aplikace PDF-XChange (ke stažení zde) – postup vhodný pro následnou autorizaci Elektronickým autorizačním razítkem:
- Klikněte na tlačítko Soubor
- Následně na tlačítko Uložit jako
- V menu vyberte možnost PDF/A
- V detailu dále vyberete PDF/A-3b (tato možnost se uloží pro budoucí ukládání)
- Dokument uložíte (ideálně s novým názvem, abyste si nepřeuložili původní verzi)
- V horní části obrazovky programu PDF-XChange se zobrazí růžový pruh informující o shodě se standardem PDF/A
- Pokud chcete dále dokument podepsat (např. elektronickým autorizačním razítkem), můžete tak provést přes tlačítko Ochrana >> Podepsat dokument
Máte-li zájem o hromadný převod několika souborů PDF do formátu PDF/A (pro zefektivnění práce), neváhejte se nám ozvat na obchod@elektronickypodpis.cz.
Varianty PDF/A a jejich rozdíly
Existuje několik verzí PDF/A, které se liší svými vlastnostmi a možnostmi:
- PDF/A-1 – První verze standardu, založená na PDF 1.4. Nepodporuje vrstvy, kompresi JPEG 2000 ani vložené soubory.
- PDF/A-2 – Rozšířená verze, založená na PDF 1.7. Přidává podporu vrstev, komprese JPEG 2000 a vložených souborů.
- PDF/A-3 – Stejné funkce jako PDF/A-2, ale umožňuje vkládání libovolných souborů, což je užitečné například pro propojení s původními datovými soubory. Tuto variantu (PDF/A-3b) aktuálně vyžaduje vyhláška v rámci stavebního zákona týkající se podání dokumentace podepsané Elektronickým autorizační razítkem.
- PDF/A-4 – Nejnovější verze, která zjednodušuje pravidla a sjednocuje standardy pro budoucí využití.
Každá varianta přináší určité výhody v závislosti na potřebách archivace – například PDF/A-3 umožňuje ukládání souvisejících souborů, zatímco PDF/A-2 poskytuje lepší podporu moderních technologií bez narušení archivních požadavků.
PDF/A vs. běžné PDF – jaký je rozdíl?
Na rozdíl od standardního PDF souboru PDF/A neumožňuje vkládání zvuku, videa nebo šifrování, což zajišťuje jeho kompatibilitu i v budoucnosti. Díky těmto omezením je ideální pro uchovávání důležitých dokumentů.
Závěr
Pokud chcete zajistit, aby vaše digitální dokumenty zůstaly čitelné i po letech, formát PDF/A je tou správnou volbou. Díky své stabilitě a široké podpoře je dnes standardem pro archivaci dokumentů v mnoha institucích i firmách. Ať už archivujete smlouvy, účetní doklady nebo oficiální zprávy, PDF/A vám zajistí bezpečnost a přístupnost dat i v budoucnu.